Grenlandssamarbeidet fikk prisen for prosjektet «Nytt sak - og arkivsystem i grenlandskommunene» og forvaltningen kommunene i dag gjør i fellesskap.
På vegne av Grenlandssamarbeidet, mottok virksomhetsleder og forvalter av Public360, Anne Marie Eliassen i Bamble kommune og kommunearkivar i Porsgrunn kommune, Dubravko Bikic, prisen for «Årets arkiv 2017». Jurymedlem Svein Harberg, stortingsrepresentant for Høyre i Aust-Agder, leder av familie- og kulturkomiteen (2013-2017), overrakk prisen.
Arkivene i Grenlandskommunene Skien, Porsgrunn, Bamble, Kragerø, Drangedal og Siljan tok et initiativ i 2008 med å igangsette et felles prosjekt for anskaffelse og innføring av nytt sak- og arkivsystem. Prosjektet ble formelt etablert i 2010 og derfra startet en svært omfattende endrings- og anskaffelsesprosess.
Prosjektorganiseringen har sørget for flere arbeidsgrupper med deltakelse fra alle kommunene. Det sikrer at den faglige kompetansen utnyttes til beste for alle deltakerkommunene. Mandatet til prosjektgruppen har vært omfattende fra anskaffelse til implementering av Public360.
Det er andre gang Grenlandssamarbeidet mottar pris for sitt arbeid knyttet til «ny sak - og arkivsystem i Grenland. Første gang var prisen «Årets tøffeste kunde på samhandling» fra Software Innovation i 2013.
Landsstyret i Norsk Arkivråd bestemte i 2010 at det skulle opprettes en egen pris for å hedre arkiver i arkivdanningsvirksomheter. Tanken var å stimulere til utvikling og samtidig være til inspirasjon for alle som jobber innen arkivdanning.
Medlemmene ble i år som i fjor oppfordret til å foreslå kandidater til prisen. Da fristen hadde gått ut, kunne de telle 10 nominerte. Hver enkelt kandidat har blitt vurdert av juryen.
Juryens begrunnelse sier blant annet:
«Prosjektet har hatt fokus på elektronisk arkiv, integrasjon med epost, fjerning av fysisk arkiv, felles rutiner og implementering, samt felles opplæring og brukerstøtte. Formålet er å bidra til et tett faglig samarbeid mellom kommunene om utvikling av elektroniske tjenester, samt integrasjon mot fagsystemer for å oppnå fullelektronisk dokumentflyt og dokumenthåndtering.
Ved å innføre et nytt sak- og arkivsystem vil årets vinner ha større mulighet til å møte forventninger knyttet til digitalisering av offentlig sektor. Flere kommuner har vært med i prosjektet. I tillegg til etablering av felles rutiner har det vært nødvendig med endringsprosesser for å få gjort forbedringstiltak hos årets vinner.
Årets vinner har tidligere vært vurdert som en sterk kandidat til prisen etter å ha gjennomført et imponerende prosjekt med samarbeid mellom kommunene som har resultert i en felles heving av arkivtjenesten. Statuttene for tildeling av prisen til årets arkiv er nå endret slik at samarbeidsprosjekter kan nomineres, og årets vinner fyller derfor kravene i statuttene.
Juryen ønsker å løfte frem dette samarbeidsprosjektet som en inspirasjon og kilde til læring for andre arkiv. Med en stor kommunereform på trappene vil prosjekter som dette ha stor verdi for arkivmiljøet, og spesielt for dem som jobber i kommunal sektor. Dette er helt i tråd med statuttene til prisen Årets arkiv.
Grenlandskommunene fortsetter å videreutvikle det gode etablerte samarbeidet samt å forvalte, forbedre og utvikle dagens løsning.»
Rådmannskollegiet i Grenland uttaler følgende:
«Vi er stolte av de mange dyktige medarbeidere som har gjort en stor innsats for at vi nå har fått et nytt og bedre elektronisk arkiv i alle kommunene. Det er gøy når slik innsats gir en oppmerksomhet som prisen «Årets arkiv» er. Vi har etablert et godt og lærerikt samarbeid på tvers av kommunene på dette feltet og vil fortsette med det for å gjøre kommunene våre enda bedre og lettere tilgjengelig for innbyggerne......»
Med hilsen
Grenlandssamarbeidet – på vegne av de seks samarbeidskommunene